Domaine d'activités et famille de métier : Assistanat/Assistant F/H
Nature du contrat : CDD
Description du poste :
Au sein de la Direction Territoriale, vous assurez le secrétariat de la Directrice Territoriale ainsi que la gestion administrative et matérielle de la direction. Vous organisez et coordonnez, la transmission et la rédaction des informations du service et s’assurez de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction. Missions principales : •Gérer et planifier : organiser l’agenda de du Directeur en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire ; •Organiser et planifier les réunions, en effectuer le compte-rendu ; •Transmettre les consignes du Directeur aux différentes équipes de la direction, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers ; •Organiser et gérer l’information : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction et la bonne mise en forme des correspondances du Directeur ; •Gérer les ressources humaines ; •Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions (constitution physique des dossiers, classement, archivage, demande Easyvista, DCRM, commande fourniture de bureau, traitement des factures IKOS, gérer les différentes plateformes de communication : boites dédiées) ; •Prise en charge de dossiers : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis, en créant la mise en forme la plus adaptée aux travaux demandés ; •Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord mensuels de suivi d’activité ; •Réceptionner puis transférer les réclamations provenant des chargés de missions de la mairie, des locataires et autres partenaires vers les services concernés, assurer le suivi en veillant au respect des délais (et en relançant le cas échéant) en rédigeant et/ ou en envoyant la réponse.

Bac +2 dans le domaine de l’assistanat ou niveau acquis par expérience. Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine. •Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle. •Devoir de réserve, discrétion et confidentialité. •Gestion des priorités et respect des délais. •Adaptabilité et disponibilité. •Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).
Lieu : PARIS 5ème
Niveau de diplôme : Niveau III - Bac+2 (BTS, DUT,…)