Type de contrat : Contrat à durée indeterminée
Description du poste :
Au sein de la Direction de l’Exploitation, assurer le secrétariat général et technique du pôle territorial et des politiques sociales lorsque cela concerne le pôle, Etre l’interface entre les services Cité Jardins et les gestionnaires de territoire, les locataires et les prestataires du pôle. Traiter les appels téléphoniques et mails du pôle. D’une manière générale assister les gestionnaires dans leurs tâches quotidiennes sur le terrain. Gestion et suivi des prestataires Enregistrer le courrier propre au pôle et assurer le secrétariat Gérer et enregistrer les appels téléphoniques et mails à destination du pôle et les transmettre aux gestionnaires, en assurer le suivi Rédiger les courriers de réponses aux locataires Rédiger des courriers d’ordre général, effectuer des mailings Traiter des données pour remplir les tableaux de bord de service Participer à l’élaboration des appels d’offres de la proximité en fournissant les données nécessaires Effectuer le classement administratif papier et informatique Préparer les rendez-vous avec les prestataires et rédiger des comptes rendus de réunions Editer ou enregistrer les Bons de Travaux Suivre les réclamations des clients en lien avec les Gestionnaires de Territoire Gérer le suivi administratif des sollicitations techniques et des troubles de voisinage Suivi des prestataires Gérer et suivre les contrats d’exploitation, et notamment la facturation Rédiger les transmettre les avenants avec les différents prestataires, y compris pour toute nouvelle résidence du pôle Contrôler les factures et les BT avant visa du donneur d’ordre, les saisir et les enregistrer Créer les bons de travaux en cas de demande du Gestionnaire Concertations locatives Organiser, préparer et faire les comptes rendus des concertations locatives du pôle Suivre les actions suite aux concertations locatives Contrôle interne et qualité Fournir les données pour remplir les tableaux de bord du service Préparer les commissions d’évaluation des prestataires Mettre en page et éditer les plannings d’intervention des prestataires et les différents affichages Prendre le relai (Binôme) en cas d’absence d’un assistant administratif d’un autre pôle Coordination Etre l’Interface entre le locataire et le siège de la Cité Jardins Informer le Service Contentieux de tout problème concernant un locataire Faire remonter tout dysfonctionnement en lien avec l’activité proximité ou dans ses tâches auprès de son responsable hiérarchique

Niveau général BAC+ 2 Expérience minimum d'un an souhaité dans une fonction similaire au sein d'un bailleur ou dans le domaine de la relation clientèle.
Lieu : Blagnac
Niveau d'études min. requis : BAC + 2 (BTS, DUT, DEUG, etc)