Métier : Autres fonctions administratives/Assistanat secrétariat - secrétariat
Type de contrat : CDD
Description du poste :
Missions générales Assister la directrice du site et les deux directeurs des opérations Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques Gérer de façon anticipée les calendriers de réunions Organiser la gestion logistique de la Direction du site Missions permanentes Préparation et suivi des dossiers de la directrice Accueil physique et téléphonique de qualité Réception, traitement et orientation des appels Gestion du courrier : classement, suivi des arrivées et départs, orientation Organisation de réunions, de rendez-vous et des déplacements Préparation et suivi des réunions institutionnelles (BEX, réunions des cadres, assemblée de site …) et des réunions spécifiques Gestion des rendez-vous (préparation des dossiers) Organisation/coordination des évènements institutionnels (visites officielles, inaugurations, commémorations, réceptions, …) Prise de note et élaboration de comptes rendus, mise en forme de documents Gestion des messages en diffusion générale de la direction du site Coordination de la gestion et de la mise à jour des listes de diffusion Gestion du planning des salles de la direction Commandes de fournitures Coordination des gardes administratives (plannings, mise à jour des informations, exploitation des rapports de garde) en lien avec l’équipe de la direction qualité Coordination des congés de l’équipe de direction Gestion du parc de logements de fonction de l’hôpital Robert Debré (suivi, gestion des arrêtés de concession) Gestion des conventions, transmission pour signature aux services et directions Gestion de la documentions informatisée et des archives de la direction Organisation de réunions à la demande de la directrice de l’Institut du Cerveau de l’Enfant (instance de gouvernance de l’IHU) et relations avec les partenaires institutionnels   Missions ponctuelles Appui à l’équipe qualité pour toute demande ponctuelle (organisation de réunions, d’évènements) Intérim ponctuel des autres assistantes de directions en cas d’absence (congés, vacance de poste)

COMPETENCES REQUISES : - Maitrise de l'orthographe - Maîtrise des outils bureautiques - Capacité à élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Capacité à Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Capacité à définir/utiliser un plan de classement et d'archivage documentaire - Connaissance du milieu hospitalier QUALITES PROFESSIONNELLES : - Polyvalence - Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, - Respect de la confidentialité - Assiduité, - Disponibilité, - Sens de l'initiative - Prioriser son travail - Travailler en équipe - Etre discret, organisé, rigoureux, patient - Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité - Excellent relationnel et gestion du stress - Capacité d'intégration au sein de l'équipe de travail