Au sein du pôle de secrétariats mutualisés de la sous-direction FINENT, sous l’autorité directe du responsable des affaires générales chargé de l'organisation du service, le (la) titulaire du poste assurera ses fonctions pour la sous-directrice et le chef de bureau FINENT1. Dans le cadre de la mutualisation, le (la) titulaire du poste pourra au besoin assurer l’intérim des secrétariats des bureau FINENT2 – PAIET et FINENT3. Le (la) titulaire du poste aura en charge : - L’accueil téléphonique et des visiteurs ; - La tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ; - L’organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ; - L’installation des nouveaux arrivants dans le cadre du dispositif d'accueil de la direction et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ; - Le suivi des congés des collaborateurs ; - La gestion des déplacements (dossiers de missions) et le suivi budgétaire associé ; - L’appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ; - La gestion et le suivi des notes produites, l'archivage papier et numérique des dossiers. Certaines activités ont vocation à être mutualisée par spécialisation (dépense, archivage, informatique, fourniture, etc.). Chaque agent de la DG doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’ouverture, l’esprit d’équipe et la loyauté. Principales activités : Gestion des agendas, prise de rendez-vous, gestion des ordres de mission (demande de prise en charge et suivi des états de frais), accueil des visiteurs, organisation de réunion en présentiel ou à distance... Relations fonctionnelles : Les autres services de la direction, des organismes étrangers, les agents du ministère, les autres directions, les cabinets ministériels, d'autres ministères, des établissements publics, le secteur privé, les managers et leurs collaborateurs, les assistantes de la direction, le bureau Cadre de vie.