Les missions d’assistance générale au chef d’antenne, sans être limitatives, concernent : La logistique pour le bon fonctionnement de l’antenne : - Traitement des frais de mission - Mise à jour des documents types - Procédure d’accueil des nouveaux arrivants - Organisation des convocations médicales, et évaluations professionnelles (CREP) - Gestion de la réservation de la salle de réunion - Gestion des fournitures, du matériel informatique - Organisation réunion antenne - Interface avec le service informatique SNUM (GRID, photocopieur/imprimante) - Gestion de la carte achat niveau 1 (UGAP) - Archivage des opérations - Interface avec la BIL pour toute intervention technique dans les locaux de l’antenne - Gestion des véhicules de l’antenne (révision, dommages accidents, vérification carnet de bord) Le suivi des processus en place au sein du bureau (maitrise d'ouvrage mandatée(MOM), assistance maitrise d'ouvrage (AMO) et expertises (EXP)) - Gestion des expertises (création documents support, contrôle/relecture des expertises puis envoi du rapport après visa chef d’antenne) - Mise à jour des tableaux relatifs à l’activité de l’antenne MOM/AMO/EXP - Classement des documents EXP en pdf dans OP_MARSEILLE_BAT - Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo-Gestion des insatisfactions - Création de la fiche PROJET - Suivi des mises à jour des fiches d’opérations par les chefs de projet - Création des opérations MOM/AMO dans le RIU selon la nomenclature - Alimentation des tableaux de pilotage des opérations (Siège 1 et Antenne 2) - Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo après phase études et phase Travaux ensuite classement et info à l’expert désigné - Gestion des insatisfactions - Archivage papier en fin d’opération - Gestion du RIU - Assurer les fonctions de relai qualité -Vérification de la bonne pratique des procédures qualité (MOM-AMO-EXP) au sein de l’antenne - Participation aux réunions des relais qualité - Animation en antenne de la démarche qualité (fiches d’amélioration des outils de la procédure, échanges après réunions qualité, aide à la décision des chefs de projets pour une juste application des procédures) - Organisation des audits - Mise à jour des procédures locales (1 fois/an) en lien avec le chef d’antenne - Organisation/suivi et mise en application des normes ISO 9001 et 50001 en lien avec le siège