En 2017, nous avons entamé une réflexion sur la refonte de notre processus d’entretiens annuels qui nous a conduit à mettre en place les évaluations collégiales au sein de Lucca. Cela fait maintenant 2 ans que nous pratiquons ce mode d’évaluation apprécié des luccasiens.

Voici notre retour d’expérience sur le sujet.

Les raisons de ce choix

Le mode collaboratif fait partie de la culture Lucca. Il est présent dans notre processus de recrutement, dans nos rétrospectives d’équipe et la fixation des objectifs. Il était donc naturel d’opter pour la collégialité pour le système d’évaluation des luccasiens.

L’objectif de l’évaluation collégiale est d’aider le manager à mieux préparer l’évaluation de son collaborateur. C’est la raison pour laquelle les collèges ont lieu après la préparation de l’entretien mais avant le rendez-vous physique entre le manager et le collaborateur. 

En s’appuyant sur les avis des équipes qui travaillent régulièrement avec le luccasien évalué, on limite l’appréciation subjective liée à la nature de la relation entre les deux intéressés et on se concentre uniquement sur la performance. Nous travaillons tous en équipe et de manière transverse sur les projets. Cela n’a donc pas de sens qu’un manager évalue seul les collaborateurs qu’il encadre.

«La plupart du temps les avis confirment ce que les managers pensent déjà mais il peut arriver qu’on soit passé à côté de certains sujets. Au-delà de 8 ou 10 collaborateurs dans l’équipe, ça devient difficile de tout maîtriser. Les évaluations collégiales nous permettent surtout de compléter notre préparation.»

Guillaume Allain, Responsable de la BU Poplee

Notre organisation : préparation et déroulé

Chaque année Manon, notre DRH, constitue les collèges de pairs avec les responsables de services (BU). Ces collèges sont composés de luccasiens de différents niveaux de responsabilité, d’ancienneté et de séniorité. La seule obligation est d’avoir suffisamment travaillé avec le lucasien évalué pour pouvoir faire des « feedbacks » qualitatifs. Cette composition est revue chaque année.

Le manager présente en premier lieu une synthèse de sa préparation, que chaque participant est ensuite invité à commenter lors d’un tour de table. Le manager est libre de prendre en compte ou non les avis exprimés.

Côté organisation logistique,  les collèges se succèdent à un rythme soutenu et sur une courte période. Cela implique de trouver des créneaux disponibles pour tout le monde et surtout de maîtriser la durée de chaque collège. Le rôle de « time keeper » de Manon est prépondérant dans le déroulé des évaluations.

Nos conseils

Si vous vous lancez dans l’organisation de collèges d’évaluation, réfléchissez d’abord aux points suivants :

Actez sur les modalités du déroulé : voulez-vous cadrer les échanges à l’aide d’une grille ou laisser les membres s’exprimer librement ?

Si vous êtes vraiment nombreux, étudiez la faisabilité : disposez-vous d’assez de ressources pour que cela ne soit trop compliqué à gérer ?

Déterminez à quelle étape de votre processus il vous semble opportun d’organiser ces collèges : avant ou après la préparation ?

Prévoyez un plan de communication : date, réservation des salles, sensibilisation des participants à la confidentialité des propos….