Métier : Autres fonctions administratives/Assistanat secrétariat - secrétariat
Type de contrat : CDD
Description du poste :
Assurer le secrétariat de l’équipe médicale du CPDPN Gestion des rendez-vous et des agendas des médecins Programmation de rendez-vous de 1ere consultations, téléconsultations, consultations pluridisciplinaires, et consultations de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vous Programmation des interventions et organisation des hospitalisations de jour Planification des rendez-vous pré et post-opératoires et des consultations d’anesthésie et suivi des examens Organisation du parcours de soins post IMG Organisation de la réunion pluridisciplinaire hebdomadaire du CPDPN, préparation et diffusion du programme Préparation des consultations (suivi des dossiers et des documents nécessaires), création des fiches de grossesse Saisie et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers. Gestion et tenue du dossier médical (classement, archivage) Participation à l’activité d’archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives Centrales Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient Gestion des courriers électroniques Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages Gestion de la boite mail générique du service, dédiée aux demandes de rendez-vous Assurer par secteur d’activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

QUALITES ET COMPETENCES • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics • S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone • Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux • Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle • Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence • Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels • Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actions DIPLOMES ET OUTILS Baccalauréat F8, SMS, ST3S Secrétariat et gestion administrative Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Pack Office, Orbis