Affectation : sous-préfecture de Béthune Bureau du Cabinet, de la Sécurité et des Moyens 181 Rue Gambetta – BP 719 62407 BETHUNE Vos activités principales Secrétariat du Sous-préfet : - Gérer l’agenda du Sous-Préfet et du Secrétaire général : Organiser les réunions et les déplacements, filtrer et traiter les invitations ; - Réception et suivi des dossiers de réunion du Sous-préfet, en provenance des bureaux compétents ; - Accueil des participants aux réunions et rendez-vous du Sous-préfet ; - Suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier des parapheurs signalés « urgents » ; - Gérer les appels téléphoniques ; - Recevoir les courriers réservés du Sous-préfet et des mails reçus sur la boite fonctionnelle de la Sous-préfecture ; - Rédiger des courriers pour le compte du Sous-préfet (félicitations, condoléances, vœux…).   Interventions : - Suivi, attribution et traitement des interventions.   Moyens généraux et logistique : - Gérer l’utilisation des salles de réunions et la réservation du véhicule de service ; - Assurer le suivi des dépenses et des engagements dans le logiciel CHORUS DT ; - Préparer le budget et veiller à sa bonne exécution et à la maîtrise des coûts ; - Gérer la logistique (stocks et commandes de matériels et fournitures) ;   Gestion des ressources humaines des personnels de la Sous-préfecture : - Gestion de la Médecine du Travail (prise de rendez-vous…) ; - Gestion des ressources humaines (arrêt maladies, demande de TP…).   Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions - Discrétion, disponibilité, aisance relationnelle, réactivité et adaptabilité ; - Une habilitation au secret défense sera à obtenir ; - Le ou la titulaire du poste sera suppléé(e) sur ses missions en cas d'absence. La prise de congés s’effectue dans le cadre du binôme pour assurer la continuité de service ; - Les missions ne sont pas télétravaillables.