- L’adjoint(e) à la secrétaire générale (SG) est ordonnateur(rice) par délégation permanente de la directrice - Seconder la secrétaire générale dans le pilotage de l’ensemble du service et notamment du site de Nanterre - Participer à l’ensemble des missions et projets - Assurer un rôle de relais auprès de la SG - Être l’interface entre les équipes du SG Nanterre et Lille - Représenter la SG sur le site de Nanterre auprès des services de l’Université sur les domaines relevant du service - Participer à l’organisation, la coordination et la mise en œuvre des procédures administratives, financières, budgétaires et logistiques et particulièrement sur le site de Nanterre - Produire la documentation écrite relative aux activités du site de Nanterre (PPT, rapport, note, …) utiles aux différentes instances (CA, commission…) - Veiller à la continuité de service, à la qualité du service rendu aux usagers - Etre facilitateur pour les B9besoins logistiques nécessaires à la formation des élèves - Organiser, manager l’équipe du secrétariat général sur le site (1B et 1C) - Elle/Il appuie la secrétaire générale dans la préparation des opérations budgétaires, financières, administratives et de contrôle de gestion de l’établissement et notamment : - Participer à l'élaboration du budget, en assurer l’exécution sur Nanterre - Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision - Valider les frais de déplacements dans le respect du cadre réglementaire, les services faits pour transmission vers le service financier à Lille - Assurer un appui aux opérations de consultation et des marchés publics de l’établissement - Superviser la gestion et les besoins des stocks (alimentaires, fournitures administratives, …) - Elaborer les nouveaux process et des procédures relatifs au site de Nanterre et participer au contrôle interne comptable et financier de l’institut - Elle/Il assure la gestion matérielle du site de Nanterre - Veiller à la sécurité des personnes et des biens en lien avec les services de l’université de Paris Nanterre - Suivre la gestion patrimoniale de l’institut (inventaire physique des équipements sur Nanterre) - Recenser et suivre les travaux entrepris dans les locaux du site de Nanterre en lien avec les services de l’Université de Paris Nanterre - Mettre en place des pratiques écoresponsables pour la gestion des déchets, le recyclage, et la consommation énergétique des équipements - Elle/Il est référent santé, sécurité au travail - Pour les agents sur Nanterre : mise en œuvre des actions du DUERP - Pour les élèves, en lien direct avec les services compétents de l’Université de Paris Nanterre - Suivi et mise en place des procédures obligatoires de sécurité (exercice d’évacuation…) - Participer à la préparation et à l’organisation des différentes instances Elle/Il pourra effectuer d’autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale